Автоматизация строительных процессов: от заявки и сметы до исполнительной документации

Автоматизация строительных процессов почти никогда не сводится к одной программе. Заявку, расчёт и договор удобнее вести в CRM, деньги, материалы и закрывающие документы — в 1С, а график, журналы и исполнительную документацию — в отраслевых программах. Работает это при одном условии: каждую цифру вводят один раз. Смету утвердили в сделке — от неё считают бюджет объекта по себестоимости, черновик заявок на материалы и объёмы для актов, и никто не набирает те же позиции заново в следующем файле.

Примеры — из опубликованных кейсов: заявки строительной компании «Верест», заявки и техника на объектах у «ГарантСтройТехНН» и продажи застройщика ННДК.

Автоматизация строительных процессов: путь объекта от заявки до акта

Внутри своего шага каждый обычно справляется: сметчик умеет считать, прораб — вести объект, бухгалтер — закрывать месяц. Сбои начинаются на передачах. Сумма из сметы вручную попадает в договор, позиции из договора — в заявку снабженцу, объёмы из журнала работ — в акты и исполнительную документацию (ИД). На каждой передаче легко ошибиться или потерять день.

Пока у вас два-три объекта, весь путь держит в голове руководитель: помнит, кому что обещал, и сам звонит снабженцу. Поэтому ручные стыки кажутся нормой. Когда объектов больше, а руководитель уже не успевает быть на каждом, стыки превращаются в очереди: смету ждут неделю, материал заказывают по факту, документы по закрытому этапу собирают ещё месяц. Закрывать это наймом можно, но каждый новый сотрудник добавляет ещё одну передачу.

Заявка: где стройка теряет клиентов ещё до сметы

Когда мы запускали рекламу для «Вереста» — компания строит бани в Нижнем Новгороде, — в первый месяц пришло 94 заявки. Для компании это был первый опыт заявок из рекламы, и они оказались холоднее, чем клиенты по рекомендации: таким людям нужна подробная консультация и системная работа, иначе часть заявок теряется. Поэтому параллельно с рекламой мы разбирали с клиентом обработку обращений: как быстро перезванивать, что спрашивать и на какие вопросы отвечать до встречи.

У «ГарантСтройТехНН» — аренда строительной и дорожной спецтехники в Нижнем Новгороде — заявки вели там, куда они пришли: в Авито, мессенджерах, почте. Сколько всего было обращений и сколько клиентов отвалилось, никто не считал. Мы подключили все каналы к Битрикс24: обращение попадает на ответственного сотрудника, а по итогам месяца видно, сколько пришло заявок, сколько выставлено коммерческих предложений и счетов, сколько закрыто сделок и сколько клиентов ушло.

Дальше в CRM настраивают скорость: менеджеру автоматически ставится задача перезвонить, а просроченную задачу видит руководитель. Человеку остаётся сам разговор: что строим, где участок, какой бюджет и к какому сроку.

Если заявки уже идут, а теряются на первом звонке, с этого шага и начинают внедрение CRM. Какие этапы сделки и поля нужны строительной компании, мы разобрали в статье про CRM для строительной компании, а как выстроить первый звонок и вернуть отложенных клиентов — в материале об отделе продаж.

Расчёт, смета и договор: одна цифра вместо трёх файлов

Знакомая картина: менеджер пишет сметчику в мессенджер, тот считает, заказчик просит убрать часть работ, появляется вторая версия, потом третья. В коммерческом предложении одна сумма, в договоре другая, потому что договор готовили по старой версии. Ошибку замечают на первом акте, когда заказчик сверяет объёмы.

В сделке удобно держать три вещи:

• задачу на расчёт: она уходит сметчику со сроком, и видно, сколько смета ждёт;
• версии сметы: каждая прикреплена к сделке, утверждённая отмечена;
• договор: реквизиты, сумма и этапы оплаты подставляются в шаблон из карточки.

Смета для заказчика и бюджет объекта — разные цифры. В смете цена работ с вашей наценкой, в бюджете — себестоимость работ и материалов, по которой потом сверяют расходы. Бюджет считают от утверждённой сметы, поэтому и важно, чтобы она была одна.

Саму смету считают там, где удобно сметчику. У 1С для этого есть решение «1С:Смета» — составление, расчёт и хранение сметной документации, у других разработчиков свои программы. Частному заказчику предварительную цену можно показать ещё до звонка — через калькулятор расчёта на сайте. Если вы работаете через закупки, расчёт цены и подача заявки — отдельный процесс, о нём статья про автоматизацию тендеров.

У застройщика роль сметы играет шахматка — таблица квартир дома с ценами и статусами. В ННДК до нас менеджеры вели сделки в Excel, блокнотах, на стикерах и в бумажном журнале встреч, спрашивали друг друга, какие квартиры проданы или в брони, и раз в несколько дней заново сверяли файл. Мы сделали инструмент управления базой объектов с быстрым бронированием и связали шахматку со сделками в Битрикс24. Менеджер работает в одном окне, а руководитель отдела продаж в два клика видит графики продаж и конверсию каждого менеджера.

Закупка материалов: заявка из сметы, а не звонок прораба

Без системы закупка устроена просто: прораб звонит, снабженец ищет поставщика, бухгалтер оплачивает счёт и потом выясняет, к какому объекту его отнести. Пока объект один, это работает. На пяти объектах вы уже не видите, сколько материала ушло на каждый, и перерасход всплывает при закрытии объекта, когда деньги потрачены.

Порядок может быть таким:

• черновик потребности собирают из сметы и привязывают к этапам графика, чтобы снабженец заранее видел, что понадобится через две недели. Сметный расход — ещё не заказ: снабженец уточняет его с учётом отходов, фасовки поставщика и замен;
• заявку на закупку создают по объекту, счёт и оплата привязаны к нему же;
• оплаты, остатки и списания ведут в 1С, а в карточке объекта виден их статус.

Последний пункт — о разделении работы между программами. У производителя металлоконструкций «Бетельгейзе» после связки Битрикс24 с 1С бухгалтер работает только в 1С, менеджеры — только в Битрикс24, оплаты и отгрузки синхронизированы, а после оплаты счёта в 1С статус заказа в CRM меняется автоматически. В стройке та же схема снимает с прораба и бухгалтера вопрос «оплатили ли поставщику». Как перевести само снабжение из почты и таблиц в систему, мы подробно разобрали в статье об автоматизации закупок.

График работ, техника и подрядчики: сроки, которые видит вся команда

График в Excel быстро устаревает: правит его один человек, а остальные узнают о сдвиге, когда бригада уже приехала на неготовый объект. Поэтому сроки срываются цепочкой: опоздал бетон — простояли кровельщики — сдвинулась оплата этапа.

У «ГарантСтройТехНН» занятость техники вели в Excel или в таблице, нарисованной от руки в офисе, а заявку водителю передавали в мессенджере, звонком или СМС. Загрузку техники мы перенесли в отдельный раздел Битрикс24:

Как можно сделать то же для бригад и всего графика:

• график со связями. В задачах Битрикс24 есть диаграмма Ганта с зависимостями: если изменить срок основной задачи, сроки всех связанных с ней задач сдвинутся автоматически. Для подробного календарного планирования есть отраслевые решения, например «1С:Подрядчик строительства. Управление строительным производством» с календарными и оперативными планами и анализом хода строительно-монтажных работ;
• субподрядчики. Субподрядчику дают гостевой доступ только к его объекту. В Битрикс24 для этого есть коллабы — общее пространство для работы с внешними командами, а коммерческие данные компании гость не видит. Если подрядчик отказывается и от этого, отметки и фото по его работам вносит ваш прораб;
• заказчик в курсе. В производственном кейсе «Арисмо» при смене статуса сделки клиенту уходит СМС по шаблону, и заказчик видит движение работы без звонка менеджеру. В стройке так же можно сообщать о закрытии каждого этапа.

Исполнительная документация и акты: можно ли без бумаги

Исполнительная документация — это акты освидетельствования скрытых работ, исполнительные схемы, общий и специальные журналы работ и другие документы о выполненных работах. Её состав и порядок ведения утвердил Минстрой. На бумаге ИД обычно собирают к сдаче этапа: ищут подписи, переделывают схемы, и оплата этапа ждёт, пока пакет соберут.

Правила допускают другой порядок. По решению застройщика или технического заказчика исполнительную документацию ведут в форме электронных документов без дублирования на бумаге. Такие документы подписывают усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, формируют в формате xml (если xml-схемы на сайте Минстроя нет — в doc, pdf, ifc и других форматах из того же списка) и хранят в системе с резервным копированием и журналом операций. Общий журнал работ тоже разрешено вести в электронной форме без бумажного экземпляра.

Из тех же цифр собирают и акты. Объёмы берут из закрытых этапов графика, по ним формируют акт о приёмке выполненных работ и справку о стоимости (формы КС-2 и КС-3), а в 1С отражают выручку и расчёты с заказчиком. Акты субподрядчиков проходят тот же путь: подписан акт — у бухгалтерии есть основание для оплаты. ИД и журналы ведут в программе для ПТО, которая выгружает документы в xml. Согласования внутри компании и обмен документами с контрагентами через электронный документооборот (ЭДО) — отдельная задача, её мы разобрали в статье об автоматизации документооборота.

Где CRM, где 1С, а где отраслевые программы

Правило простое: у каждой цифры одна «домашняя» программа, остальные её только показывают.

• Заказчик, сделка, история переговоров — в CRM. В учёт клиент часто попадает только со счётом: у «Бетельгейзе» до внедрения заказ в 1С создавался в момент счёта, а о заявках на ранних этапах данных не было.
• Смета — в сметной программе; итог и утверждённая версия — в сделке.
• Бюджет объекта, оплаты, материалы, выручка — в 1С. Отраслевую конфигурацию выбирают по тому, что нужно вести. Хватает бухгалтерского и налогового учёта малой или средней строительной организации — подойдёт «Бухгалтерия строительной организации». Нужны учёт затрат и себестоимость по проектам, закупки и планирование в одной системе — это уже задача «1С:ERP Управление строительной организацией».
• График работ — в задачах CRM, пока объектов немного, или в отраслевой программе, когда график усложняется.
• Исполнительная документация — в программе для ПТО.

Связка CRM с 1С — главная работа внедрения: договориться о справочниках (объекты, контрагенты, номенклатура), настроить обмен и проверить его на живых данных. Из чего складывается её цена, мы разобрали в статье о стоимости интеграции с 1С, а какие программы закрывают другие участки бизнеса — в обзоре системы автоматизации бизнеса.

С чего начать и как понять, что автоматизация работает

Порядок с вашей стороны:

1. Выберите шаг по признакам из TL;DR.
2. Запишите его исходную цифру — метрики ниже.
3. Запустите новый порядок на одном объекте или одной бригаде и ведите его, пока через новый порядок не пройдёт полный цикл выбранного шага, например один этап объекта до подписанного акта: раньше сравнивать будет не с чем.
4. Сравните цифру с исходной и решите, подключать ли следующий шаг или другие объекты.

С нашей стороны работа идёт по шести этапам IT-проекта: разбор, кто, что и в какой программе делает, прототип, сборка из готовых модулей, интеграции с 1С, опытная эксплуатация и поддержка. Срок мы оцениваем после разбора процессов и прототипа.

Переплатить проще всего в трёх местах:

• все модули сразу. Вы платите за настройку участков, до которых команда доберётся нескоро, а пилот на одном шаге ещё не показал, что работает;
• разработка вместо готового. Сначала проверьте, что закрывает настройка CRM и готовые приложения, а своё пишите там, где готового не хватает;
• тариф и лицензии «на вырост». У Битрикс24 тариф выбирают по числу пользователей (5, 50 или 100), поэтому считайте тех, кто реально будет работать в системе, а не весь штат с бригадами.

Мерьте результат тем, что болит у вас на выбранном шаге:

Когда шагов в системе станет несколько, эти цифры собирают в один отчёт руководителю: контроль сроков и денег по каждому объекту без обзвона прорабов.

Автоматизация строительства не убирает людей с объекта. Повторяемое — перепечатку сумм, напоминания, сбор статусов и документов — берёт система, а переговоры с заказчиком, решения прораба и выбор поставщика остаются людям. Это видно и по метрикам: сметчик тратит время на расчёты, а не на поиск последней версии файла.

Частые вопросы

Короткий итог

Автоматизация строительных процессов держится на правиле «одна цифра — одна программа». Заказчик и сделка — в CRM, деньги и материалы — в 1С, смета, подробный график и ИД — в отраслевых программах, а между ними цифры передаются обменом, а не перепечаткой.

Начните с шага, где теряете больше всего, запишите его исходную цифру и проверьте новый порядок на одном объекте. Исполнительную документацию и общий журнал работ можно вести в электронном виде, если так решил застройщик или технический заказчик и у участников есть нужные подписи.