Привет! На связи Дмитрий Синев и агентство Olprime. Уже более 5 лет мы занимаемся внедрением Битрикс24 для повышения эффективности работы производственной компании.
В январе 2025 года к нам обратилась производственная компания из Москвы. Ранее они использовали для работы отдела продаж Mango Crm, а производство работало по распечатанному плану начальника производства. Компания столкнулась с проблемой распределения загруженности производства и плохой коммуникацией между отделом продаж и производством.
Задача клиента: Создать единое пространство для работы отдела продаж и производства, и за счет автоматизации процессов сократить время на обработку заказа и ошибки сотрудников.
Начало работ
Прежде чем начинать внедрять систему для обработки заказов, нам нужно было провести аудит по бизнес-процессам компании с сотрудниками отдела продаж и производства, а также составить план и схему будущего Битрикс24. Для этого нам нужно было получить ответы на следующие вопросы:
- Какие источники заявок есть у компании?
- Какие стадии продажи проходит клиент и их особенности?
- Как устроено производство и какую информацию должно получать от отдела продаж?
- Какими сторонними программами пользуются сотрудники?
По итогу мы выяснили, что клиенту необходимо:
- Оцифровать весь цикл продажи — от нового лида до отгруженной продукции;
- Подключить к системе все возможные источники заявок для их обработки;
- Создать рабочее место Начальника производства для планирования работы отдела;
- Автоматизировать рутинные работы сотрудников компании.
Настройка рабочего пространства для отдела продаж и производства
На основании схемы мы приступили к созданию рабочего пространства для работы менеджеров со сделками. Основные моменты — создание стадий, через которые проходит потенциальный клиент до передачи заявки в производство, а также заполнение обязательных полей.
Для производства было создано свое пространство, на котором видно, на какой стадии заказ в данный момент находится, и как загружен тот или иной процесс производства.
Синхронизация всех каналов коммуникаций в рамках одного окна
Для того, чтобы можно было отследить всю историю по работе с клиентом, мы подключили основные системы коммуникации: Почта и Телефон. Благодаря этому в истории видны все взаимодействия, можно всегда расшифровать запись разговора и на основании этого составить будущие задачи.
Автоматизация рутинных процессов и контроль за сделками
Для того чтобы каждая сделка была обработана и своевременно связывались с клиентом, менеджеру ставятся автоматически напоминания и задачи. Например, часть из них — это: связаться с клиентом, подготовить и отправить коммерческое предложение, Отправить презентацию и др. В случае, если менеджер не выполняет данные задачи, то приходит уведомление руководителю отдела продаж, чтобы он смог проконтролировать и устранить проблему. Это необходимо для того, чтобы повысить закрываемость сделок.
Также для удобства работы по выставлению счетов, получению оплат и составлению договоров мы подключили 1С. Менеджеры теперь не открывают кучу программ, а работают в одной, имея доступ к функционалу 1С.
Контроль за финансовыми показателями и работой менеджеров
Чтобы было удобнее отслеживать важные показатели в компании, мы настроили для руководителя отчеты. За счет этого можно отслеживать эффективность работы сотрудников за любой промежуток времени.
Выводы
- Настройка воронок отдела продаж и производства позволила компании иметь актуальную информацию о сделках, клиентах и результатах работы отдела продаж в режиме реального времени. А на производстве — актуальную информацию о загруженности и стадии выполнения каждого заказа, также в режиме реального времени.
- Автоматизация рутинных процессов привела к тому, что процент потерянных продаж был сокращён на 50% за счёт постоянных напоминаний менеджерам о важных этапах: сделать КП, связаться с клиентом, отправить презентацию, выйти на связь, если в карточке не было никаких действий, и т. п.
- Настройка каналов коммуникации с клиентом помогла менеджерам хранить всю информацию по клиенту в одном месте. Появилась возможность прослушивать свои телефонные разговоры и расшифровывать их с помощью Copilot.
- Настройка аналитики сократила время руководителя отдела продаж на сбор информации по успешным сделкам и работе сотрудников.
- Внедрение всей системы оптимизировало работу менеджеров, и эффективность в закрытии сделок повысилась на 30%.
