Задача
Разработать инструмент самообслуживания сотрудников для оперативного решения кадровых вопросов. Всё, за чем работник обычно идёт в отдел кадров — справка, заявление, согласование отпуска — должно решаться из личного кабинета, без бумаги и без похода по кабинетам.
Проблематика
Отдел кадров работал с бумажными документами, и любой запрос сотрудника растягивался на дни. Заявление на отпуск попадало кадровикам только при личной встрече или через руководителя, а часть информации по отпускам и больничным терялась из-за человеческого фактора.
Отдельная сложность — масштаб: чем больше в компании сотрудников, тем дороже обходится ручная обработка типовых обращений. При этом сами обращения однотипны и хорошо поддаются автоматизации: справка, заявление, согласование, график.
Личный кабинет: запрос справок
Сотрудник выбирает вид справки, указывает срочность подготовки и дальше видит статус своего запроса в кабинете. Не нужно ни звонить в отдел кадров, ни уточнять, готов ли документ: состояние заявки видно в любой момент, а кадровик получает запрос сразу в нужном формате и с понятным сроком.
Согласование заявлений в несколько кликов
Через кабинет сотрудник согласовывает с руководителем любое типовое заявление: командировка, отпуск, отсутствие на рабочем месте, сверхурочная работа. Маршрут согласования проходит внутри системы, поэтому заявление не зависит от того, оказались ли сотрудник и руководитель в один день в одном офисе.
Каждое обращение фиксируется — видно, кто и когда его согласовал. Это снимает главную причину прежних потерь: устные договорённости об отпуске больше не живут только в памяти участников.
Администрирование графика отпусков
Для руководителя сделан отдельный раздел. В нём менеджер планирует и согласовывает графики отпусков, контролирует планируемые остатки дней на конец года и видит на диаграмме Ганта, как план по отпускам подчинённых расходится с фактом.
Такой срез отвечает на вопросы, ради которых раньше поднимали бумаги: не уходит ли половина отдела в один месяц, у кого к декабрю скопился неиспользованный отпуск, кто из сотрудников давно не отдыхал.
Результаты
- Сотрудникам удобно согласовывать заявки, оформлять нужные документы и запрашивать справки без бумажных документов и личных подписей;
- Ускорение коммуникации между сотрудниками и кадровой службой: обращение уходит в работу сразу, а не при следующей встрече;
- На 100% сокращение процесса сбора физических подписей, файлирования и хранения документов;
- Кадровая служба разгружена от типовых запросов и занимается задачами, которые действительно требуют человека.
