Автоматизация процессов как единственный выход для расширения бизнеса

Время чтения:9 минут

Наблюдения и размышления

Сегодня множество различных бизнесменов жалуются на то, что они не могут продолжать расширяться, что рынок стагнирует, а находить и работать с новыми клиентами все сложнее и сложнее. Им не хватает специалистов, а те, кто уже работает у них в штате, не справляются со своими обязанностями. И винят они в этом кого угодно, но не себя и свое нежелание внедрять новые технологии. А ведь именно они, по моему мнению, являются двигателем прогресса для современного бизнеса. Технологии массово проникают во все сферы современной жизни и многие технологические процессы совершенствуются и оптимизируются. Каждый замечал это в повседневной жизни и, наверно, сталкивался в работе. Вот пример, который я считаю показательным: чтобы установить рекламу на щит 10 лет тому назад, было необходимо пять человек:

  • дизайнер, который сделает макет;
  • работник типографии, который подготовит и распечатает макет;
  • водитель какой-нибудь газели, который довезет полотно до рекламного щита;
  • два расклейщика, которые очистят поверхность от старой рекламы и наклеят новую. 

Но сегодня вместо классических рекламных щитов, повсюду в городах устанавливают digital-панели. Благодаря им можно оптимизировать четырех человек из вышеупомянутой цепочки, оставив только дизайнера и, возможно, добавив it-специалиста. И подобное происходит во всех сферах жизни. Те, кто игнорирует модернизацию – неизбежно остаются позади.

Проблемы большинства компаний

На собственном примере могу рассказать, как это работает в оптовых продажах. Подобный бизнес подразумевает сложный технологический процесс отношений бизнес-бизнес. Так как каждой компании необходимо множество различной информации и документации для организации процесса закупок и на все это тратится огромные человеческие ресурсы. Вот как традиционно происходит процесс закупки определенной партии товара:

  • Клиент звонит, пишет, шлет email поставщику, где запрашивает у него цену и наличие определенного списка товаров.
  • Менеджер ищет актуальную информацию по списку, пишет/звонит клиенту.
  • Клиент сверяет два списка, решает, что брать, а что нет, и снова пишет или звонит менеджеру, чтобы создать заявку.
  • Менеджер вносит эту заявку в систему и отсылает ее дальше по компании.

На все это тратятся ценные минуты, а иногда и часы, которых у работника фирмы и так мало – ему надо обработать все заявки от закрепленных за ним контрагентов, подобрать и возможно отработать новых клиентов, разобраться с другими насущными делами. А если один такой менеджер уходит в отпуск или на больничный, то все его клиенты распределяются по другим сотрудникам и тут начинается полный хаос. Причем чаще всего больше в процесс вкладывается именно компания поставщик. В некоторых фирмах, занимающихся оптовыми продажами, существуют даже отдельные должности, единственной обязанностью которых является информирование контрагентов о наступлении очередного платежа. Из-за громоздкости отношений с клиентом бизнесу приходится раздувать штат консультантов и менеджеров.

Занимательная математика

У менеджера на составление одной заявки уходит, например, 6 минут. В это время входит общение с контрагентом, поиск нужных позиций в каталоге и внесение их в заявку. Каждый контрагент делает в среднем по 5 заявок в неделю. Итого у него примерно 260 заявок в год. 

У региональной компании пусть будет 500 контрагентов на постоянном обслуживании. Итого все они делают 500х260=130000 заявок в год. Эти заявки занимают (130000х6)/60=13000 часов рабочего времени у менеджеров компании. 

Предположим, что менеджер только и будет заниматься тем, чтобы оформлять заявки: 13000/8=1625 дней. Учитывая, что в году примерно 247 рабочих дней, то вам потребуется около 7 человек, которые только и будут, что круглые сутки создавать заявки от клиентов. А ведь эти заявки надо вести, составлять счета-фактуры, акты отгрузки, перед оплатой надо сделать сверку взаиморасчетов и т.д. 

Если только на составление заявок от 500 контрагентов требуется целый отдел, то сколько людей будет необходимо на весь процесс? А сколько нужно новых человеческих ресурсов, чтобы расширяться дальше? 

Вот и получается, что вместо того, чтобы искать новых клиентов и повышать эффективность работы с уже имеющимися, он тратит львиную долю своего времени на обработку заявок и документов. Раздувается штат и расходы в процессе экспансии на новые рынки.

Решение

Возвращаясь к началу, оптовые продажи можно так же оптимизировать, как и те самые рекламные щиты, про которые говорил ранее. Этот процесс подразумевает уход от привычных для многих бизнесменов схем работы с хаотичными телефонными звонками и записыванием информации в Excel/блокнот/листок к автоматизированному порталу. Этот портал генерирует большинство документов для клиента в автоматическом режиме, позволяет разгрузить менеджеров, давая им возможность не отвлекаться на рутинную работу и представляя возможность расширяться без увеличения штата консультантов.

Архитектура современного B2B портала позволяет автоматизировать такие ключевые моменты, которые тормозят развитие:

  • Информирование об актуальном ассортименте, реальных остатках на складах, текущих ценах – благодаря обмену данными с учетной системой компании поставщика практически в режиме реального времени.
  • Контроль статуса по текущим заказам – благодаря real time обмену данными клиент всегда в курсе, что сейчас происходит с его заказом (принят/готов к отгрузке/передан на доставку/находится в пути и т.д.).
  • Генерация актов сверки, счетов и закрывающих документов – все совершаемые отгрузки и информация по ним попадает в единую систему, откуда потом они попадают в унифицированную форму выдачи акта сверки. На процесс формирования документа для клиента уходит от 2 до 10 секунд в зависимости от объема данных.
  • Контроль оплат в разрезе разных договоров – можно не тратить время на информирование партнеров о наступлении срока оплаты дебиторской задолженности – система сделает это сама.
  • Уведомления – можно настроить любое количество и формат уведомлений для зарегистрированных в системе пользователей. Можно напоминать клиентам о наступлении просрочки, присылать им информацию о скидках на наиболее часто заказываемые контрагентом товары и т.д.
  • Возможность в полностью автономном режиме зарезервировать заказ 24/7/365.

Также такой портал делает работу клиентам гораздо удобнее, ведь в ней можно настроить интерфейс таким образом, чтобы контрагент не отвлекался на лишние «финтифлюшки» в виде красивых картинок или офферов, а сразу получал актуальную информацию по интересующим его позициям. B2B портал тем и отличается от обычного интернет-магазина, что предоставляет партнерам гибкую, функциональную и удобную систему, где можно самому выбирать удобные «опции» работы.

Внедрив B2B-портал в работу компании, в которой есть оптовые продажи, появится возможность масштабировать бизнес за счет оптимизации трудовых затрат и потраченного времени. Менеджеры разгрузятся от рутинных занятий и во многих процессах исчезнет человеческий фактор.

B2B-портал не просто инструмент оптимизации оптовых продаж, а целый новый канал для работы с клиентами и собственными сотрудниками. Этот канал гораздо удобнее для работы по сравнению со старой схемой работы как для компаний, так и для их партнеров.

Подобные решения существуют в самых различных сферах современного бизнеса, но, к сожалению, мало кто знает о них и еще меньше, кто реально хочет внедрять такое к себе в компанию.

Кому интересно, тут кейс о внедрении: Кейс о внедрении b2b-портала

Связаться с нами

Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с политикой обработки данных!